Мероприятия под ключ от "Московских Джентльменов"
К нам часто обращаются заказчики, которым надо организовать и провести их событие от нашей первой встречи-знакомства до последнего гостя на самом мероприятии. Всё что находится между двумя этими моментами и есть наша работа. Среди этапов нашего сотрудничества можно выделить три основных:
- Теоретическая часть. Знакомство. Обсуждение предстоящего мероприятия. Получение от вас технического задания. Обсуждение деталей. Разработка идеи, подготовка концептуального предложения и подробной сметы расходов. Согласование. Корректировка. Утверждение основных позиций. При этом практически все организационные вопросы мы берём на себя.
- Практическая часть. Мы начинаем готовить предстоящее событие. Договариваться со всеми службами, субподрядчиками, третьими лицами. Заключать договоры. Вносить предоплаты, авансы всем привлечённым контрагентам. Дорабатываем креативные составляющие мероприятия, готовим реквизит, аудио- и видеоконтент, декорации и элементы оформления. Закупаем призы, подарки, алкоголь, цветы, изготавливаем пригласительные. Составляем подробный сценарный и монтажный планы. Проводим предварительные репетиции.
- День мероприятия. Собственно День ИКС. Мы на площадке с самого раннего утра или даже с поздней ночи предыдущего дня. Контролируем ход монтажных работ. С утра как правило приезжают первые коллективы для прогонов. За несколько часов до начала мероприятия проводим генеральный прогон. За 2-3 часа до мероприятия сцена, зал, фойе уже должны быть готовы. Последние приготовления делает служба питания. Ждём гостей. Встречаем их. Далее всё по плану. После окончания мероприятия мы контролируем уход гостей, проводим демонтаж и покидаем площадку последними.
Заключительный этап это внутренний разбор полётов. Анализ собственной работы. Как правило поощрение сотрудников по итогам блестяще проведённого мероприятия. Закрытие проекта с заказчиком. Подписание актов выполненных работ. Составление планов на следующие события.
Сроки проектов
В зависимости от масштаба мероприятия различают и разные сроки подготовки к ним.
- Подготовка мероприятия от полугода до года;
- Подготовка мероприятия от одного месяца до четырёх месяцев;
- Подготовка мероприятия менее, чем за месяц;
- Подготовка мероприятия за неделю.
Большие компании для больших мероприятий, например, новогодний корпоратив на одну тысячу персон или две-три тысячи персон закладывают соответствующие бюджеты на год вперёд. Поиск генерального подрядчика под такое событие начинают как минимум за полгода то есть летом или даже сразу после предыдущего новогоднего мероприятия. Площадок, которые вмещают в себя в одном пространстве банкетной рассадкой несколько тысяч человек не так уж и много. Впрочем, и не так уж и мало. Площадки эти известны и рынок устоявшийся. Больших компаний, которые могут себе позволить такие масштабные проекты, тоже немало. Собственно поэтому они (компании) заблаговременно планируют топовые даты (последняя или предпоследняя пятница года) под свои проекты, конкурируя между собой.
Компании поменьше условно до пятиста человек проблем с нехваткой площадок не испытывают. Выбор значительно больше. И такие компании как правило начинают планировать мероприятия примерно за 4 месяца кто-то раньше, кто-то позже не суть. Важное примечание: сейчас мы говорим об обычной распространённой практике, которая велась в ДОковидную эпоху. Ваш скромный слуга смеет думать, что постепенно (от года до нескольких лет) мы вернёмся на круги своя.
Организации до ста человек вполне успешно заказывают мероприятия за месяц или два до даты.
Отдельно стоит рассказать об интересных компаниях, которые обращаются с серьёзными проектами за 1 неделю до мероприятия или несколько дней. Такое бывает. Мы принимаем такие вызовы и надо без ложной скромности сказать, что с честью и достоинством справляемся с такими вызовами. Конечно, это стоит нервов, переживаний, стрессов. Но искренняя благодарность заказчиков после успешно проведённого мероприятия стоит того.
Итак, чтобы заказать любое ваше мероприятие под ключ просто позвоните нам или оставьте заявку на обратный звонок.
